Jak mądrze gospodarować czasem

Nie bez przyczyny mówi się, że czas to pojęcie względne. Mamy wrażenie, że inaczej biegnie, gdy siedzimy w szkolnej ławce czy też w poczekalni u lekarza, a inaczej na spotkaniu z przyjaciółmi. Oczywiście, jako zjawisko, czas jest obiektywny i … taki sam dla każdego. To tylko nasze subiektywne odczucia potrafią go rozciągnąć bądź skrócić. Dlaczego zatem są osoby, które doskonale sobie radzą z czasem, łącząc życie osobiste z zawodowym, a na dodatek są w stanie wygospodarować jeszcze godzinę lub dwie tygodniowo na basen czy naukę języka, my zaś nie możemy nawet zdążyć z wykonaniem zadań w firmie i nieustannie zabieramy dokumenty do domu. Jak zatem „rozciągnąć czas”? 

Jak sprawić, by czasu było więcej? 

Oczywiście czasu nie da się rozciągnąć, nie da się też go zatrzymać. Co więcej, nie da się nim nawet zarządzać. Możemy jednak zarządzać sobą i swoją aktywnością w dostępnym czasie i podejmować działania i decyzje w taki sposób, by maksymalizować efekty przy minimalnym wykorzystaniu czasu. 

Aby nauczyć się w ten sposób gospodarować dostępnym czasem, warto poznać kilka prostych reguł. Najważniejsza wydaje się oczywista, a jednak często o niej zapominamy. Przede wszystkim musimy pamiętać, że czasu jest za mało, aby zrobić wszystko. Nigdy zatem nie przeczytamy wszystkich książek, które zostały wydane, nie obejrzymy wszystkich filmów, które wchodzą do kin, nie spróbujemy nawet wszystkich smaków czekolady dostępnych na świecie. Kiedy zaakceptujemy ten fakt, przestaniemy się martwić tym, że znów coś nam umknęło, że zamiast pomóc mamie w porządkach mogliśmy iść do kina, że zamiast zjeść obiad w restauracji A, mogliśmy spróbować kawy w restauracji B. To naturalne, że chcemy mieć wszystko i wykonać jak najwięcej zadań, jednak to nie jest zawsze możliwe, a jeśli nie akceptujemy utraconych możliwości, stajemy się smutni i rozdrażnieni. 

Musimy jednak pamiętać, ze nasze życie jest trudną sztuką wyborów. Nieustannie stajemy przed dylematem, szacując, co będzie dla nas najlepsze albo co będzie mniejszym złem. Podobnie jest w przypadku zarządzania czasem. Podstawowym narzędziem, po które warto regularnie sięgać, jest rozsądne podejmowanie decyzji. Aby to było możliwe, koniecznie musimy ustalić swoje priorytety, a także cel, do którego dążymy. Musi być on konkretny i jasno określony, najlepiej opatrzony terminem realizacji – wówczas będziemy mogli monitorować postępy i określić, czy do tego celu się przybliżamy. 

Możemy również posłużyć się analizą swoich obowiązków i wybrać te, które zbliżają nas do celu oraz te, które wykonać musimy (niekiedy będą to te same czynności). Zastanów się zatem, które spośród zadań są ważne, a które mniej. Skup się na tych, które zrobione być muszą, pozostałe przesuń na inny termin, deleguj, lub … zupełnie z nich zrezygnuj (świat się nie skończy, jeśli nie obejrzymy kolejnego odcinka serialu). Początkowo taka weryfikacja może być trudna, ale szybko nauczymy się nadawać zadaniom określone „łatki”. 

Warto wykorzystać znaną w ekonomii Zasadę Pareta, inaczej zasadę 80/20, która pozwala osiągnąć maksymalne wyniki przy minimalnym nakładzie czasu. Można wykorzystywać ją w różny sposób, na przykład planować tylko 80 proc. swojego czasu, pozostałe 20 proc. wykorzystując na nieprzewidziane sytuacje. Zasada ta sprawdza się nawet w domu – w naszych szafach zalegają ubrania, tymczasem przez 80 proc. czasu nosimy tylko 20 proc. z nich. Warto je zatem trzymać na osobnym wieszaku, by tylko po nie sięgnąć i w ten sposób zaoszczędzić sobie dylematu, w co się ubrać (a przy okazji kilka minut cennego czasu). 

Sposobem na zaoszczędzenie czasu jest też, paradoksalnie, zmniejszenie tempa. Robiąc coś wolniej, ale dokładniej, w rzeczywistości skończymy szybciej. Pamiętajmy też o określeniu czasu, który przeznaczamy na dane zadanie - można go odmierzać dzięki zegarki casio sklep. Pozwoli to na pełną mobilizację (np. od 8.00 do 9.00 piszę sprawozdanie) i unikniemy rozciągania się czynności na cały dzień. W trakcie takiego „zanurzenia się w pracy” (tzw. „pracy głębokiej”) warto wyłączyć telefon, zamknąć drzwi od biura lub poprosić rodzinę, by nikt nam nie przeszkadzał. Obecnie tak modna jeszcze parę lat temu wielozadaniowość odchodzi do lamusa, bowiem sprawdza się wyłącznie przy prostych czynnościach (możemy np. oglądać program telewizyjny prasując czy słuchać muzyki podczas ćwiczeń). 

Przy okazji nauki gospodarowania czasem warto oduczyć się też … perfekcji. Szczególnie kobiety maja tendencję do starania, by wszystko było idealne i wysoko zawieszają sobie poprzeczkę. Tymczasem świat się nie zawali, jeśli pewne rzeczy będziemy robić po prostu wystarczająco dobrze (a okna myć co dwa miesiące zamiast co miesiąc). Co więcej, warto również poprosić bliskich czy przełożonego o weryfikację oczekiwań. Może się okazać, że maż wcale nie lubi mieć zwiniętych skarpetek a córka, zamiast kanapek do szkoły, sama wolałaby przygotować sobie muesli. 

Możemy również poprosić o pomoc w wykonaniu pewnych zadań lub w całości je delegować. Zyskane w ten sposób chwile możemy przeznaczyć na te czynności, które zbliżą nas do celu lub nawet na odpoczynek – on też jest niezbędny dla naszego funkcjonowania i … wydajności.